Phần mềm ghi đơn cho salesman tuyến: 7 tính năng bắt buộc phải có

Phần mềm ghi đơn cho salesman tuyến phải có đủ 7 tính năng bắt buộc: chế độ offline ghi đơn không cần sóng, danh mục sản phẩm có hình + giá rõ ràng, bảng giá sỉ tự áp theo nhóm đại lý, kiểm tra tồn kho realtime trước khi chốt đơn, ký xác nhận trên màn hình điện thoại, GPS check-in tại đại lý, và dashboard cá nhân hiển thị MTP + hoa hồng. Khác với việc dùng app POS bán lẻ chuyển đổi mục đích — vốn thiếu nửa số tính năng này, phần mềm chuyên cho phân phối B2B giúp salesman tăng 30-40% năng suất ghé thăm và giảm sai SKU dưới 1%.

Vì sao salesman tuyến cần phần mềm chuyên biệt, không phải POS bán lẻ?

• App POS bán lẻ thiết kế cho thu ngân đứng quầy — salesman tuyến chạy ngoài đường không sóng, app báo lỗi liên tục.
• Bảng giá phẳng — không xử lý được giá sỉ riêng cho từng nhóm đại lý cấp 1, cấp 2, cấp 3.
• Không có chỗ ghi MTP, salesman không biết mình đạt bao nhiêu trong tháng.
• Không có check-in GPS — chủ không biết salesman có thực sự ghé đại lý hay chỉ “ghi đơn từ quán cafe”.

Cách cũ (đơn giấy + Zalo gửi văn phòng) so với cách mới (app chuyên ghi đơn)

Cách cũ: salesman ghi đơn giấy 3 liên, hoặc chụp ảnh ghi tay gửi Zalo về văn phòng. Kế toán nhập lại vào hệ thống, dò bảng giá tay, check tồn kho gọi lại kho. Mỗi đơn mất 30 phút xử lý ở văn phòng. Sai SKU 5-10%.

Cách mới: salesman mở app tại đại lý, chọn SP từ danh mục có hình, giá tự áp đúng nhóm, tồn kho hiện realtime. Đại lý ký màn hình, đơn về văn phòng tự động — kế toán duyệt 1 click, kho lên hàng theo FEFO. Mỗi đơn mất 2-5 phút ghi, 5 phút duyệt. Sai SKU dưới 1%.

7 tính năng bắt buộc phải có

1. Chế độ offline — ghi đơn không cần sóng

Salesman vào đại lý vùng sâu không có sóng 4G — app vẫn chọn SP, ghi đơn, ký xác nhận bình thường. Khi ra khu vực có sóng, đơn tự đồng bộ về văn phòng. Không mất đơn, không phải “ghi giấy backup”.

2. Danh mục SP có hình + mô tả + giá rõ ràng

Mỗi SP có ảnh thật, tên đầy đủ, đơn vị tính (thùng / lốc / chai), giá sỉ. Salesman tìm kiếm theo tên hoặc mã, lọc theo nhóm SP. Đại lý xem cùng salesman trên màn hình điện thoại — chốt nhanh, ít sai.

3. Bảng giá sỉ tự áp theo nhóm đại lý

Đại lý được gắn 1 nhóm (vd cấp 1 / cấp 2 / VIP). App tự áp giá đúng nhóm — salesman không tự nhập giá, không thể “thiên vị” hoặc nhầm bậc chiết khấu. Kế toán không phải sửa giá khi duyệt đơn.

4. Kiểm tra tồn kho realtime trước khi chốt đơn

Salesman chọn SP — app hiện tồn kho tại kho khu vực phụ trách. Hết hàng thì gợi ý SP thay thế, hoặc đặt giao sau. Tránh cảnh đại lý đặt 100 thùng, kho chỉ còn 30, đại lý chờ 1 tuần — mất uy tín.

5. Ký xác nhận trên màn hình điện thoại

Đại lý ký bằng ngón tay hoặc bút stylus trên màn hình. Chữ ký + ảnh chứng từ lưu vào đơn. Hết cảnh “tôi không nhớ đặt đơn này” hoặc “tôi không ký đơn này”.

6. GPS check-in tại đại lý

App ghi vị trí GPS lúc salesman bấm “vào đại lý” và “rời đại lý”. Chủ thấy được salesman ghé bao nhiêu đại lý/ngày, thời gian trung bình mỗi điểm, có ghé đúng địa chỉ không. Không phải “rình mò” — chỉ minh bạch hoá hoạt động ngoài đường.

7. Dashboard cá nhân hiển thị MTP + hoa hồng

Salesman vào app thấy ngay: doanh số ngày/tháng, % MTP, hoa hồng tạm tính, ranking trong đội. Top 5 đại lý đóng góp nhiều nhất. Có động lực đẩy thêm khi cuối tháng còn thiếu MTP.

Mini case study — Phân phối FMCG Phương Nam, 15 salesman miền Tây

Phương Nam phân phối hàng tiêu dùng cho 200 tạp hoá + 40 nhà thuốc khu vực Cần Thơ, Vĩnh Long, An Giang. Đội 15 salesman, trước đây dùng đơn giấy + Zalo.

Pain: Đơn giấy mất, salesman quên ghi vài SP — đại lý gọi phàn nàn. Tối nào cũng có 2-3 đơn nhập lại sai SKU. Bảng giá in giấy 6 tháng cập nhật 1 lần — salesman cầm bảng cũ, áp giá lộn nhóm. Salesman không biết tồn kho — đặt rồi mới biết hết hàng. Chủ không kiểm soát được salesman ghé bao nhiêu đại lý/ngày.

Giải pháp: Triển khai app ghi đơn có đủ 7 tính năng. Đào tạo 15 salesman 2 ngày. Cài bảng giá theo 4 nhóm đại lý. Bật GPS check-in + dashboard cá nhân.

Kết quả sau 2 tháng: Số ghé thăm trung bình salesman tăng từ 12 lên 17 điểm/ngày (tăng 40%). Sai SKU giảm từ 8% xuống 0.7%. Cuộc gọi phàn nàn giảm từ 8/ngày xuống 1-2/tuần. 4 salesman tự động vượt MTP nhờ thấy con số mỗi ngày trên app — chủ động chạy thêm cuối tháng.

VietPOS giải bài toán app ghi đơn cho salesman tuyến

VietPOS có app mobile chuyên cho salesman B2B, đầy đủ 7 tính năng trên. Cài đặt trên điện thoại Android phổ thông (không cần máy đắt tiền). Đào tạo 1-2 ngày là dùng được, kể cả salesman lớn tuổi không quen smartphone.

App đồng bộ với hệ thống văn phòng — đơn về ngay, kế toán duyệt 1 click, kho lên hàng theo FEFO, shipper nhận route giao. Bảng giá nhóm đại lý cấu hình 1 lần, sửa 1 nơi áp toàn hệ thống. Dashboard cá nhân + heatmap tuyến giúp salesman tự thúc nhau, chủ điều phối từ xa.

Xem trang giải pháp tổng Phần mềm nhà phân phối, hoặc tính năng cụ thể Đơn sỉ + nhóm đại lý, MTP + hoa hồng realtime, Công nợ chuỗi cảnh báo sớm, tích hợp với Quản lý kho FEFO và Báo cáo + Dashboard chủ.

Câu hỏi thường gặp

Salesman dùng điện thoại Android cấu hình thấp được không? Được. App nhẹ, chạy mượt trên điện thoại 2-3 triệu đồng. Không cần máy cao cấp. Có thể chạy trên cả tablet 7-10 inch nếu salesman thích màn lớn.

GPS check-in có làm tốn pin không? App chỉ ghi GPS lúc bấm vào/ra đại lý — không tracking liên tục. Pin tiêu hao khoảng 5-10% mỗi ngày, đa số salesman không cần sạc giữa tuyến.

Đại lý không quen ký màn hình thì sao? Có 2 lựa chọn thay thế: bấm nút “xác nhận đơn” + chụp ảnh chữ ký giấy / hoặc đại lý nhập mã OTP gửi về SĐT. Linh hoạt theo từng đại lý.

Triển khai app cho 15 salesman mất bao lâu? Cài hệ thống trung tâm 30 phút. Cài app trên 15 điện thoại 1-2 tiếng. Đào tạo salesman 2 ngày (1 ngày học + 1 ngày đi tuyến cùng người hướng dẫn). Tổng 3-4 ngày chạy live.

Anh chị đang muốn nâng cấp đội salesman từ ghi đơn giấy sang ghi đơn trên app? Nhận báo giá theo số salesman + đại lý hoặc gọi 0935 49 83 84 để demo 1-1 trong 24h.